9. Công tác xử lý bảo lưu

Mục tiêu và đối tượng áp dụng

Mục tiêu:

Quy trình thống nhất về tiếp nhận và xử lý các vấn đề về bảo lưu khóa học từ PH/HV

Đối tượng áp dụng:

Học viên đang theo học tại MindX, gặp một số vấn đề không thể tiếp tục chương trình học hiện tại nhưng không muốn dừng hẳn việc học, MindX có hỗ trợ bảo lưu khóa học.

Bộ phận xử lý

• CS cơ sở: Tiếp nhận/xử lý thông tin

• HO: Quyết định các trường hợp bảo lưu

Chính sách bảo lưu

Loại bảo lưu	Học phần	Chính sách bảo lưu	Lý do bảo lưu	Rule xử lý
Bảo lưu thường	1 học phần	01 lần, tối đa 30 ngày	Nghỉ vượt quá thời hạn cho phép Lý do cá nhân của Học viên Học viên không theo kịp tiến độ của lớp	Gửi email HO
Bảo lưu vượt thời hạn	Tất cả các học phần, trừ học phần 4 tháng	12 tháng	Lý do bất khả kháng của học viên. Gửi kèm giấy tờ chứng minh lý do xin bảo lưu (ảnh chụp/file PDF): Trường hợp bị bệnh: Giấy khám bệnh và Giấy nằm viện Trường hợp đi du học: Vé máy bay và Giấy gọi nhập học Trường hợp đi công tác: Vé máy bay/tàu... + Quyết định cử đi công tác Trường hợp học sinh cuối cấp: CCCD của học viên/ Xác nhận có dấu mộc của trường nơi học viên đang học	Báo HO để xác nhận hỗ trợ

LƯU Ý CÁC THÔNG TIN SAU:

• Chỉ được bảo lưu 1 lần/1 khóa học (khóa học =4 tháng ==> CS nên tư vấn PH/HV bảo lưu tối đa thời gian, trường hợp cần quay trở lại học trước thời hạn thì báo CS mở. Nếu bảo lưu ít, mindX không hỗ trợ bảo lưu thêm.

• Nếu kết thúc khóa học, học viên đủ điều kiện lên lớp nhưng chưa thể tiếp tục học được ngay, kết quả cuối khóa này sẽ chỉ được bảo lưu trong vòng 90 ngày kể từ buổi học cuối cùng của học viên trong khóa học học viên tham gia. Sau 90 ngày, nếu muốn học lớp tiếp theo, học viên sẽ phải làm bài kiểm tra đánh giá năng lực để xếp lớp.

Các bước xử lý:

Bước	Bộ phận phụ trách	Diễn giải
Bước 1	CS cơ sở	Phụ huynh/ Học viên gửi yêu cầu bảo lưu khóa học qua BTL/CXO CS
Bước 2	CS cơ sở	CXO CS xác nhận lại các thông tin bảo lưu khóa học với PH/HV Lý do bảo lưu Thời gian bảo lưu (ghi rõ ngày bắt đầu/kết thúc bảo lưu) Giấy tờ đi kèm (nếu bảo lưu vượt hạn)
Bước 3	CS cơ sở HO	CS gửi email tới HO + điền file BẢO LƯU Note thông tin lên CRM
Bước 4	HO	HO xác nhận nhận thông tin của CS và xem xét cân nhắc xử lý
Bước 5	CS cơ sở	CS gửi email thông báo bảo lưu tới PH hoàn tất việc bảo lưu

Tóm tắt quy trình

Quy trình bảo lưu

Template email mẫu: LINK

Nguồn: LINK